경력증명서, 퇴직 후 3년까지만 청구할 수 있습니다
이직할 때 가장 많이 필요한 서류 중 하나가 경력증명서, 법적으로는 '사용증명서'입니다. 새 직장에서 경력을 인정받거나, 각종 자격 요건을 입증할 때 요구되는 경우가 많습니다. 그런데 이 서류를 언제까지나 요청할 수 있는 것은 아닙니다.
근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구) 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다.
즉, 30일 이상 근무한 이력이 있고 퇴사한 지 3년이 지나지 않았다면 언제든 이전 직장에 경력증명서를 요청할 수 있다는 의미입니다. 반대로 3년이 지나면 법적인 청구권은 소멸됩니다.
이직 전 챙겨야 할 서류 체크리스트
① 경력증명서(사용증명서) — 이직할 회사에 경력을 증빙하거나, 훗날 재직 이력을 확인해야 할 때를 대비해 퇴사 직후 미리 받아두는 것이 안전합니다.
② 원천징수영수증 — 새 직장에서 이전 소득을 합산해 연말정산을 해야 하거나 소득 증빙이 필요할 때 요청합니다. 퇴사 시 자동으로 발급되지 않는 경우가 많아 별도로 요청해야 합니다.
③ 퇴직금 정산내역서 — 퇴직금이 정확한 기준으로 계산되어 지급되었는지 확인할 수 있는 자료로, 분쟁 예방 차원에서도 챙겨두는 것이 좋습니다.
④ 고용보험 피보험자격 상실확인서 — 실업급여 신청이나 경력 단절 기간 확인 등에 필요합니다. 회사가 상실신고를 늦게 하면 이 확인서도 늦게 발급될 수 있으니 신고 여부를 함께 확인하는 것이 좋습니다.
회사가 발급을 거부한다면
퇴사 후에도 회사와 연락이 닿지 않거나 발급을 미루는 경우가 종종 있습니다. 이때는 사업장 관할 고용노동지청에 진정을 제기할 수 있으며, 앞서 살펴본 대로 사용증명서 미발급은 과태료 부과 대상입니다. 다만 진정까지 가기 전에 서면(문자, 이메일 등 기록이 남는 방식)으로 먼저 청구 의사를 명확히 밝혀두면 이후 절차에서도 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q. 재직 중인데도 경력증명서를 미리 받아둘 수 있나요?
A. 법 문언에 '퇴직한 후라도'라고 명시된 점에 비추어, 재직 중에는 당연히 청구할 수 있고 퇴직 후에도 3년간 청구권이 유지된다는 취지로 해석됩니다. 이직을 준비 중이라면 재직 중 미리 받아두는 것도 방법입니다.
Q. 예전에 다니던 회사가 이미 폐업했다면 어떻게 하나요?
A. 고용보험에 가입되어 있었다면 고용보험 홈페이지에서 '피보험자격 이력내역서'를 직접 발급받아 재직 이력을 증빙할 수 있습니다. 국민연금·건강보험 가입 이력도 재직 사실 확인 자료로 활용됩니다.
Q. 사용증명서에 회사가 임의로 다른 내용을 적어도 되나요?
A. 아니요. 근로기준법 제39조 제2항에 따라 증명서에는 근로자가 요구한 사항만 적어야 하며, 요구하지 않은 평가나 징계 이력 등을 임의로 기재할 수 없습니다.